就職活動のための正しいメイル活用法

2回生の皆さん、「情報処理III」の講義を生かして、日々の情報化に邁進している ことと思います。まだ先のことのようですが、既に将来の就職活動に向けて 企業調査などにインターネットを活用したり、そういう調査に関連した 質問などをしてくる人も出てきました。頼もしい限りです。

その一方で、講義に関係する質問などで、携帯電話からぶっきらぼうなメイルを 出してくる学生も増えてきました。しかし、友達と遊び感覚で携帯メイルをやりとり するのと、大学の看板を背負って就職に関する企業との情報交換をするのとでは、 同じメイルでもその意味はまったく異なります。ここでは「就職活動のための 正しいメイル活用法」をまとめてみましたので、注意して読んでよく理解して下さい。

まず最初に報告するのは、昨年12月に起きた「メイル消滅事件」です。その後、 4ヶ月ほど経過しましたが、情報室の努力の甲斐あって、SUACの情報システムは サーバダウンとかメイル消滅などのトラブルもなく、順調に稼動しています。この期間、 一般のインターネットの世界では多くの企業や官公庁などのシステムがトラブルを 起こしたり、多くのコンピュータウイルスの被害が起きています。SUACでは最新の ウイルス対策によって、学外から届くメイルに感染したウイルスの検出・駆除を行っている ために、皆さんは気付かないところでトラブルの被害から免れているのです。
まだ完全に問題の解明が完了したわけではありませんが、その後、情報室の協力で メイル環境・記録のチェック体制も進展し、何か起きた時に、いろいろな原因でメイル トラブルと間違いやすい単なるミス、などと判断することも容易になってきました。 現状のSUACの情報システムは、2年目に入って「安定稼動期」に入ってきたように思います。(^_^)

さて、そこで皆さんの就職活動におけるメイルの活用法ですが、いくつかの注意点 がありますので、よく理解してSUACの情報環境を活用するようにして下さい。

まず第一には、「メイルはハガキである」という事です。途中で誰かに見られる 可能性があり、たまたまトラブルに巻き込まれて相手に届いていない、という 事もありうるのが電子メイルです。
私は前回のお知らせで、「トラブルの時にはエラーメイルが返る、というのが メイルの信頼性の補完手段である」と書きましたが、専門家の友人にその間違いを 指摘されました。正確には「補完手段であって欲しい」というくらいのことで、 現実には、発信者にはエラーメイルを返さない設定であったり、エラーメイルが 返るまでに数日とかそれ以上に設定することも珍しくありません。ですから、 就職活動にメイルを使う場合には、必ず、慎重な補完手段を自分で講じるという 習慣をつけましょう。例えば、次の2点は、重要なフォローの習慣です。

• 電子メイルを受け取ったら、相手に受け取りの確認メイルを必ず返す
• 送った後で、相手から確認のアクションがなければ再度確認し、 必要なら電子メイル以外の手段も併用して確認を行なう、

それから第二に、メイルの冒頭に相手を明記しタイトルだけでなく概要をまず 述べること、連絡先、メイルアドレスを含めて本文中でも発信者(自分)について きちんと付記すること、なども基本的なマナーです。
使ったことのない堅苦しい「時候の挨拶」などはあまり無理して書かなくても いいのですが、用件だけで思慮のないメイル、というのは、その本人の全人格的 な部分をかなりストレートに相手に伝えてしまいます。
礼儀を欠くようなメイルでは就職活動にとってマイナスにもなりますので 注意しましょう。親しみがあっても、顔文字は駄目です。(^_^;)(^_^;)

第三に、企業に出すような正式なメイルでは、「同報」(Cc:)のところに 自分のアドレスも入れて、相手に出したメイルの控えが自分にも届くように 習慣づけましょう。メイルの受取人にとっては、宛先が自分だけで相手が Cc:されていない、という姿勢を「責任のないメイルの出しっぱなし」、と 不誠実に感じてしまうかもしれません。自分にも同報することは、その メイルに責任を持ち、自分でも記録(控え)としてちゃんとあとあと参照 できます、と相手に伝えるメリットもあるので、これを機に習慣づけてみましょう。

第四に、就職に関して企業に出すような重要なメイルについては、オンライン でただ打ったメイルをすぐに出す、という姿勢は改めましょう。 オフライン(ネットワークに接続されていない状態)でワープロ等で 執筆して、いったんプリントアウトしたものを冷静に読んで、校正しつつ その印象を自己評価する、そのあとでようやくメイル本文に張り込んで出す、 というような姿勢は重要です。
私もよく指摘されますが、日本語の変換ミスを見落として、結果として 誤字・脱字のある、ちょっと日本語としてみっとみないメイルを出してしまう ことがあります。これは就職活動においては、皆さん自身の日本語能力を 問われるということで、いくら注意しても注意しすぎということはありません。

以上、いろいろ注意点を書いてみましたが、情熱を持って、自分に自信を もって、礼儀と誠意を尽くして、「熱い」メイルを送ることは、就職活動に おいて非常に有効ですし、その努力は皆さん自身を社会人に向けて成長させて くれるものです。いわば一挙両得のチャンスです。どうぞ、自分なりの 就職活動のための正しいメイル活用法 を見い出して、マスターしてみて下さい。応援しています。(^_^)